Manajemen Pergudangan: Pengertian dan Elemen Pentingnya

Manajemen Pergudangan – Apakah perusahaan Anda memiliki gudang sebagai tempat penyimpanan barang? Apakah gudang tersebut sudah dimanfaatkan dan dikelola dengan maksimal? Adanya sebuah gudang memang cukup penting bagi jalannya operasional usaha.

Selain untuk menyimpan stok produk jadi, gudang juga bermanfaat untuk menyimpan bahan baku. Beberapa produk dan bahan baku memerlukan perhatian khusus, sehingga diperlukan manajemen pergudangan yang baik untuk dapat memaksimalkan peran gudang.

Tanpa adanya gudang, perusahaan berpotensi untuk mengalami kesulitan dalam mengelola bahan baku dan produk jadi. Kerusakan atau perlakuan yang tidak sesuai berpotensi merusak barang, yang akan merugikan perusahaan. Semakin besar skala perusahaan, semakin sulit untuk dilakukan pengelolaannya. Penanggungjawab, tim, maupun divisi khusus pengelolaan gudang akan kesulitan untuk mengelola semuanya jika tidak ada sistem atau manajemen pergudangan yang baik.

Baca juga: Pentingnya Gudang Bagi Usaha

Apa Itu Manajemen Pergudangan?

Manajemen pergudangan adalah sebuah metode atau ilmu untuk melakukan pengaturan terhadap aktivitas penyimpanan dan pengeluaran barang yang terjadi dalam gudang. Dengan kata lain, manajemen pergudangan merupakan serangkaian upaya pengaturan, penentuan SOP, dan pengawasan terhadap kegiatan pengelolaan barang di dalam gudang.

Adanya peraturan dan SOP yang jelas membuat aktivitas tersebut harus dijalankan dengan teliti. Barang yang masuk ke gudang biasanya merupakan aktiva lancar yang akan digunakan dalam proses produksi untuk membuat stok barang jadi. Maka, untuk mengelola barang masuk tersebut perlu dilakukan pencatatan yang jelas dan juga treatment yang sesuai dengan SOP.

Manajemen pergudangan tidak lepas dari rangkaian kegiatan yang ada di dalam gudang seperti: penyimpanan barang, pengeluaran barang, pengepakan, dan pengembalian barang (retur).

Penyimpanan Barang

Saat sebuah perusahaan melakukan pembelian barang baku, proses penyimpanan barang sebaiknya disertai dengan pencatatan atau inventaris. Begitu juga dengan produk jadi yang akan dimasukkan menjadi stok dalam gudang, perlu dilakukan pencatatan secara khusus.

Kegiatan dari proses memasukkan barang, menyimpan, menata, dan memilih barang untuk dikeluarkan, sebaiknya diatur dengan SOP yang jelas dan terukur. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan barang.

Sebagai contoh, perusahaan dagang dengan produk makanan akan melakukan pencatatan dengan detail mengenai waktu dan tanggal barang masuk. Produk yang masuk terlebih dahulu, nantinya akan dipilih untuk keluar terlebih dahulu karena barang tersebut memiliki batas waktu penyimpanan sebelum dipakai. Metode ini sering dikenal dengan first in-first out.

Pengeluaran Barang

Proses pengeluaran barang meliputi bahan baku yang akan diproduksi, bahan setengah jadi yang akan diproduksi kembali, dan stok barang yang akan dipasarkan atau dijual ke pelanggan. Dalam proses ini masih berkaitan dengan prinsip FIFO (First In First Out).

Pengemasan

Dalam beberapa kasus, gudang juga dapat dimanfaatkan sebagai tempat untuk melakukan pengemasan barang sebelum dikeluarkan untuk dipasarkan atau dijual. Maka, diperlukan juga standar-standar perusahaan dalam mengemas barang tersebut.

Pengembalian Barang (Retur)

Dalam manajemen pergudangan, perlu diatur juga porsi untuk pengembalian barang dari konsumen (retur). Produk yang dikembalikan kemudian dapat disimpan di dalam gudang untuk dilakukan proses selanjutnya yang ditentukan oleh perusahaan. Tentunya barang ini sebaiknya tidak disatukan dengan bahan baku maupun barang lainnya.

Serangkaian aktivitas tersebut dapat saling berkaitan selama berjalannya operasional perusahaan.

Hal Penting Dalam Manajemen Pergudangan

Dari beberapa informasi di atas, dapat kita ambil kesimpulan bahwa ada beberapa hal penting yang perlu mendapatkan perhatian khusus dalam manajemen pergudangan:

1. Pemeriksaan saat barang masuk/keluar

Setiap barang yang diterima atau hendak keluar atau dikirimkan harus terlebih dahulu melalui tahap pemeriksaaan. Pemeriksaan dilakukan untuk menghindari adanya ketidaksesuaian secara kualitas maupun kuantitas, yang dapat mengakibatkan retur pembelian dan juga retur penjualan. Pemeriksaan juga dilakukan untuk memudahkan proses pencatatan barang yang akan masuk.

2. Administrasi barang

Manajemen pergudangan juga meliputi administrasi yang melibatkan keluar masunya barang dan juga retur barang. Sangat penting jika administrasi ini dilakukan dengan tepat karena jika administrasi tidak teratur maka proses produksi juga akan berpengaruh. Administrasi ini meliputi penerimaan barang, penyimpanan barang dan pengembalian barang. Selain itu administrasi juga diperlukan untuk stock opname setiap bulan dan untuk data auditing dalam perusahaan tersebut.

3. Demand Management

Dapat diartikan sebagai sebuah metode untuk menentukan jumlah kebutuhan persediaan. Hal ini perlu dilakukan agar perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan, dan juga tidak kekurangan bahan baku atau bahan setengah jadi saat mendapatkan permintaan dalam jumlah yang cukup besar. Sebaliknya, demand management juga diperlukan agar barang yang ada di gudang tidak terlalu banyak dan tetap proporsional dengan perkiraan permintaan pasar.

4. Melakukan ‘stock opname’

Stock opname merupakan aktivitas yang perlu untuk dilakuan setiap akhir bulan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk melakukan kontrol terhadap barang yang ada di gudang, dan penyesuaian dengan pencatatan yang ada.

Memang diperlukan pengetahuan, upaya, dan waktu yang lebih untuk menciptakan sebuah sistem manajemen pergudangan yang baik. Namun, jika kamu sudah punya sistem yang baik, maka semua kegiatan perusahaan akan menjadi lebih lancar.

Gunakan bantuan dari Aplikasi Krealogi untuk melakukan pengelolaan dan manajemen gudangmu! Bukan hanya gudang, dengan Krealogi, kamu bisa mengelola keseluruhan proses usahamu cukup dengan satu aplikasi! Baca artikel lainnya klik di sini!

Baca juga:

• Mengenal Aplikasi Warehouse Management System
• Inilah 6 Tujuan Perencanaan Produksi!

Bagikan Blog :